档案管理者是学生会工作的重要组成部分，是维护和体现我院学生工作真实面貌的一项重要工作，是学生工作的真实记录，是集体的财富。为了规范文化与传播学院分学生会档案管理工作，有效的传承、利用、保护分学生会档案，提高工作效率。结合文化与传播学院分学生会的实际，特制定本条例。
第一条 本条例所称档案，包括活动档案、人事档案和财务档案三个部分。活动档案指学生会筹备、实施、总结各项活动及会议的过程中所形成的对分团委学生会有保存价值的各种文字、图像、实物等不同形式的文件档案。人事档案包括过去和现在的学生会成员的个人履历简介、年度工作鉴定（即对成员每年工作的评定，同时作为评定分团委学生会内部各奖项的依据之一）等。财务档案包括账目、现金收支表、各种有关的票据的统计和管理等。本条例所称档案管理，指档案收集、移交、保管、鉴定和利用等相关事宜。
第二条 分团委为分团委学生会档案管理部门，负责收集分团委学生会的各种档案，并对各种档案进行归纳、整理和分类，并加以良好保管。
第三条 各成员应不断加强档案管理意识，配合学生会的档案管理工作。
第四条 各成员在工作期间需要相关档案资料时，分团委需及时的、完整的提供相关档案。
第五条 活动档案
1.活动计划
（1）各部在开展活动前必须要有详细的工作计划，其内容包括活动的时间、地点、采用何种形式、参加人员及经费预算等。
（2）各部活动计划须交由主席、分团委副书记、相关指导老师审阅，并在以上人员审阅签字通过后方可实施。书面和电子版计划提前活动三天交由分团委办公室归档。
2.活动总结
（1）各部活动结束后，要有详细的工作总结。总结必须包括开展本次活动的成功之处和不足之处，以及改进方案等。活动总结需附相关的照片或其他图片资料。
（2）各部的活动总结必须在活动结束后三天内交主席、副书记、分团委书记及相关指导老师审阅，审阅完毕后，并交分团委办公室存档。
（3）对于参加校级小型活动可以没有工作计划，但必须要有工作总结。
3.各部活动计划及总结在相关人员签字通过后，及时将签字原件交至分团委办公室统一保管。分团委分部门及时保存，且在登记本上注明活动名称、活动开展的时间及交档日期，并由交档人和收档人签字。
4.所有书面计划、总结在未通过之前须用电子稿先行审核，未通过前不准打印，以避免浪费。如有打印，费用自理。